Qué es el WIP en Kanban y como limitarlo correctamente

Juan Otálora
Juan Otálora
Scrum Master y estudiante de Ingeniería Informática en la UM
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Foto de Brian Clincy en Pexels
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El WIP o Work In Progress (aunque algunos lo llaman de forma errónea Work in Process) es quizás una de las partes más complicadas de dominar en Kanban. Si conseguís dominar el WIP en vuestro proyecto, habréis dado una cantidad de pasos agigantados para que vuestro proyecto funcione.

Claro, pero esto que me estás, ¿es más difícil de lo que parece, no? Exactamente, al igual que el resto de los apartados que ya hemos visto (como tarjetas o reuniones diarias) depende mucho del proyecto en el que estemos trabajando. Existen unas bases teóricas que intentaré dejar claras y todo lo demás dependerá en gran parte de la experiencia que hayáis tenido y en una serie de herramientas que quizás os pueden ayudar.

Para empezar. Las bases teóricas del WIP

Bien, pero ¿qué es exactamente el WIP? Su traducción literal al español es trabajo en proceso, e indica la cantidad de tareas en las que un equipo está trabajando en este momento.

Claro, así de primeras podrías pensar por qué es necesario limitar el número de tareas, cuanto más mejor, ¿no? Pues no exactamente, este es también uno de esos casos en los que menos es más y más es menos. Si no ponemos límite al WIP el equipo pierde el enfoque de lo que está haciendo, se pueden poner varias tareas a la vez pensando que así acabarán antes, pero lo único que lograrán finalmente será hacer el trabajo peor.

A parte de no terminar de hacer bien el trabajo, tiene otras muchas otras desventajas como:

  • Estrés por parte de los trabajadores por un exceso de tareas.
  • Poca autorrealización al ver que no se completa ninguna tarea.
  • Tareas que vienen y van de unas columnas a otras sin control.
  • Incapacidad de localizar cuellos de botella en el flujo. Acumulación de trabajos que no están terminados.
  • El flujo pierde control en los ritmos, lo que hace más difícil estimar cuándo se finalizarán las tareas.

Limitar el WIP es uno de los pilares fundamentales de Kanban, si no lo aplicamos, básicamente tendremos un tablero muy bonito con post-it pero que no será ni ágil ni nada que nos pueda ser mucho más útil que un tablero con post-it.

Cómo se limita el WIP

Aquí viene la pregunta del millón, lo que todos quieren saber pero ninguno saber hacer de forma correcta. Y además con razón, porque pese a que Kanban es una metodología bastante sencilla de entender, pillarle el truco al WIP lleva mucha experiencia.

Lo que veo más lógico al comenzar un nuevo proyecto, es asignar a cada columna un WIP igual al número de trabajadores que se dedican a esa columna en exclusiva. Por ejemplo, para un equipo de testing de 5 persoans, en la columna de «Pruebas Unitarias» no debería haber en un principio un WIP superior a 5.

No obstante, si alguno está familiarizado ya con Kanban sabrá que esta vieja herramienta no es muy eficaz, pero creo que nos puede servir a la mayoría para empezar. La idea es que el WIP cambia todo lo que sea necesario, que no os de miedo cambiarlo. Probad qué ocurre con el flujo si aumentamos o reducimos este indicador y cómo trabaja de una forma más eficiente el equipos.

Por último, podemos usar las herramientas de analíticas si utilizamos un tablero en línea para ver como avanza todo y si los cambios en la limitación del WIP están siendo eficaces, o por si lo contrario, están empeorando el ambiente de trabajo.

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