Aplicaciones para Mac que utilizo para mejorar mi productividad

Juan Otálora
Juan Otálora
Scrum Master y estudiante de Ingeniería Informática en la UM
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Vamos a continuar esta «saga» que estamos dedicando a la productividad personal con las aplicaciones que utilizo en mi Mac para gestionarla. Aunque yo utilice estas en macOS, hay muchas que también están disponibles para Windows, por lo que la mayoría de estos programas os pueden servir uséis la plataforma que uséis.

Gestor de tareas: Todoist

Vamos a comenzar hablar con la que es sin duda la aplicación que más utilizo en mi día a día. Todoist es un gestor de tareas que te permite organizar tus tareas en diferentes proyectos y establecerles una fecha de vencimiento. Se puede utilizar perfectamente para seguir la metodología GTD (Get Things Done), aunque yo lo utilizo un poco a mi manera.

Vista de proyecto en Todoist

Como veis, soy fanático de tener todo bien organizado por proyectos y subproyectos. Por ejemplo, tengo todas las asignaturas de la Universidad por separado para no mezclar cosas distintas dentro de una misma vista. El separar por proyectos más pequeños también me permite de un vistazo ver en la ventana de «Upcoming» con qué está relacionado cada tarea que voy a llevar a cabo.

Dentro de cada proyecto utilizo también las secciones para dividirme aun más las tareas, aunque esta vista de secciones solo puedo verla cuando estoy dentro de la página del plan. También utilizo los emoticonos y los colores para que quede todo mucho más visual y no dé tanto miedo encontrarte semejante lista nada más abrir la aplicación 🙂.

Además de Todoist he probado muchas otras aplicaciones y servicios de gestión de tareas y proyectos. Posiblemente haga algún recopilatorio donde los compare todos en un futuro.

Cliente de correo electrónico: Spark

Vamos a seguir hablando de mi gestor de correo electrónico, el cual conocí cuando me pasé al ecosistema de Apple: Spark. Es totalmente gratuito y de momento tienes aplicaciones para Mac, iPhone, iPad y Android. Lo sé, es raro que todavía no esté disponible la aplicación de Windows, pero prometen tenerla para pronto.

Spark

Como muchos sabéis, Apple también tiene una aplicación propia de correo, pero no filtra el correo importante de las newsletters y eso hace que utilizarlo se convierta en una tarea muy pesada y muy poco eficiente. Además, el diseño está mucho mejor conseguido y tiene funcionalidades como las plantillas y los equipos que no tiene la aplicación de Mail de Apple.

Tomar notas: Notion

Para las notas, al principio utilizaba la aplicación de Notas que también incorpora el propio sistema operativo de Apple. No obstante, es una aplicación sencilla que te puede servir para una urgencia, pero no podemos negar de que no es una buena aplicación pera desarrollar ideas o para tomar apuntes.

Hay muchas aplicaciones como Bear o Evernote que mejorar justo esto, pero de entre todas las que he probado, yo me quedo con Notion. Lo que más me gusta de esta plataforma es su versatilidad, te sirve para gestionar casi cualquier cosa, aunque yo solo lo utilizo para notas personales y apuntes de la universidad.

Notion

Este servicio tiene un plan gratuito, que aunque antes no merecía la pena, ahora lo han mejorado y es suficiente para la mayoría de casos. La clasificación principal de la aplicación son los workspace o «espacios de trabajo», de los que yo tengo dos: Universidad y Personal. Una vez dentro de cada espacio de trabajo, podéis ir creando todas las páginas que queráis, y dentro de esas páginas, podéis añadir nuevas subpáginas.

Empezó siendo como un cajón de sastre y ahora, Notion se ha convertido en una aplicación fundamental en mi día a día. La he conseguido integrar tan bien con la universidad y en mi vida personal, que si perdiera todo lo que tengo ahí, tardaría meses en volver a construirlo de nuevo.

Calendario: Apple Calendar

En cuanto a calendario, no me complico mucho la vida y utilizo el que viene por defecto en el ordenador. Estuve usando durante algunos meses Google Calendar en el navegador, y aunque su diseño me gusta más, finalmente acabé volviendo a Apple Calendar por la comodidad de tenerlo todo en una aplicación.

Apple Calendar

Para la gestión del tiempo, utilizo time blocking, una metodología que llevo usando de forma intermitente durante casi un año y que me ha servido para partir mi día en todas las cosas que tengo que hacer. El time blocking consiste en asignar grandes bloques de tiempo a tareas generales, como por ejemplo: Estudiar exámenes, Tareas universidad o Diseño web. Os hablaré más adelante sobre esta técnica en un artículo que subiré a la página de productividad.

Navegador: Safari

¿Qué pinta un navegador en un artículo de productividad? Pues en un principio no lo iba a meter, pero últimamente estoy utilizando cada vez más una herramienta de Safari que se llama «Lista de lectura«. Los que estéis acostumbrados a usar este navegador quizás estaréis más acostumbrados a ella, pero yo la descubrí hace poco y me parece muy útil.

Herramienta «Lista de lectura» en Safari

Esta herramienta funciona igual que muchas otras aplicaciones como Pocket, guarda artículos y páginas web para que puedas echarles un vistazo más adelante, incluso si no tienes conexión. Si además tienes un iPhone o un iPad, esta lista de lectura se sincroniza con todos tus dispositivos, haciendo que el uso de aplicaciones externas sea innecesario.

Lector de documentos: PDF Expert

Por último, vamos a hablar del lector de PDFs que utilizo en mi día a día. Por lo general, los documentos poco importantes que se me abren en el navegador los veo directamente desde ahí. Ahora, cuando es un documento importante que tengo que firmar, modificar o anotar, entonces utilizo la aplicación PDF Expert.

PDF Expert

Esta aplicación es la única de las seis que no tiene un plan gratuito, pero si usáis mucho los PDFs como yo es un precio que merece la pena pagar. Entre las ventajas que tiene este lector frente a otros tenemos: anotaciones, edición de los documentos, firmarlos, buscar entre todos los documentos que tenemos abiertos o anexar varios archivos.

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