TickTick vs Todoist. Comparando dos de los mejores gestores de tareas

Juan Otálora
Juan Otálora
Estudiante de Ingeniería Informática en la UM
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En el mercado existe una cantidad ingente de gestores de tareas. Algunos son mejores y otros son más limitados, pero por lo general todos cumplen bastante bien su función. Llevo buscando la aplicación perfecta de gestión de tareas desde hace varios años, y hasta ahora, solo me había decantado por una: Todoist.

Supongo que todos conoceréis Todoist, posiblemente hasta sea vuestro gestor de tareas y lo uséis con bastante frecuencia. Pues bien, esta semana he descubierto TickTick, el gestor que ha logrado que migre todos mis proyectos por primera vez en mucho tiempo.

He decidido dividir este artículo en secciones que corresponden a las características más relevantes que comparten (o no) ambas aplicaciones. De esta forma, podéis saltar de un punto a otro dependiendo de si os interesa o no:

  1. Listas de tareas 📄
  2. Calendario 📅
  3. Kanban 🗂
  4. Hábitos 🔄
  5. Pomodoro 🍅
  6. Premium 💰
  7. Conclusión 🧠

Listas de tareas

Lo primero que esperamos que haga un gestor de tareas, es crear listas de tareas o proyectos en los que añadir todos nuestros recordatorios. En el caso de TickTick, se denominan listas; y en el de Todoist, proyectos. Utilizaré ambos colores a lo largo del artículo para que sea mucho más visual y sencillo entender lo que ofrece cada uno.

En su versión gratuita, TickTick solo permite un máximo de 9 listas.

Cuando añadimos una tarea a una lista o a la «Bandeja de entrada», queremos hacerlo de la forma más rápida posible. Muchas veces no tenemos tiempo suficiente como para ir desplegando menús y queremos que la aplicación sea capaz de detectar muchos de los metadatos directamente de la tarea que estamos redactando.

Tanto Todoist como TickTick cuentan con un reconocimiento de fecha, aunque en esta segunda solo está disponible en inglés. Tanto las etiquetas, el proyecto o la prioridad, se colocan de una forma bastante similar en ambas aplicaciones. Si tuviese que destacar algo, es que en TickTick tienes la posibilidad de habilitar o deshabilitar de forma manual qué es lo que quieres que la aplicación te detecte como metadatos y qué no.

Detección automática de la fecha

Vistas

La creación de tareas es importante, pero igual de interesante es conocer las diferentes vistas con las que vamos a ver organizadas nuestras tareas. Ambas aplicaciones tienen sistemas de vistas bastante similares:

  • Vistas de Proyectos
  • Vista de la Bandeja de entrada
  • Vista de Hoy
  • Vista de Próximos días

Una vista que echo de menos y que se encuentra en Todoist, es la vista «Próximo», la cual muestra las tareas de los próximos días, pero sin limitación. Podemos hacer scroll tanto como queramos hacia abajo que jamás seremos interrumpidos.

Por su parte, TickTick compite con una interesante vista denominada «Mañana», que como su nombre indica, muestra las tareas que tenemos preparadas para la siguiente jornada. También destacar que en esta segunda aplicación podemos establecer las vistas en modo automático, es decir, si no hay tareas para mostrar, desaparecen del menú lateral para no estorbar.

Vista de las próximas tareas

La división de los proyectos en secciones es algo que también me gusta y utilizo en ambos programas. A mi parecer, se ve mucho más limpio en la aplicación de Todoist, pero nada que no sea acostumbrarse. Un error que creo que sí es garrafal es que en TickTick, las secciones no se ven en la versión móvil, lo que me limita mucho a la hora de añadir nuevas tareas desde la app, debido al gran uso que le doy a esta funcionalidad en mis listas.

Pese a la pega anterior, las aplicaciones móviles de ambos gestores me parecen bastante buenas. Cuentan con sistemas de notificaciones y un diseño bastante minimalista que agrada a la vista y simplifica su utilidad. Podéis encontrar la aplicación de ambos en MacOS, Windows, iOS, Android y en versión web.

Vista de un proyecto en la aplicación móvil

Otras funcionalidades de las listas

Quiero destacar unas cuantas funcionalidades con las que si que cuenta la aplicación de TickTick en su versión gratuita, pero que su competidor no. La primera de ellas son las etiquetas, que nos permiten añadir metainformación de forma transversal en nuestras listas de tareas. Por ejemplo, en mis listas de la universidad utilizo las etiquetas Teoría y Práctica para separar las tareas.

Además, a la hora de establecer una fecha de vencimiento de la tarea, podemos también guardar hasta dos recordatorios y establecer una repetición de la tarea.

Una vez creada una tarea, TickTick nos permite añadir notas relacionadas con la tarea y adjuntar imágenes o archivos. El sistema de notas que tiene es bastante potente, pudiendo formatear el texto de cualquiera de las formas que pensemos (títulos, código, color, negrita, subrayado, …)

El resto de funcionalidades extra las iremos comentando en los siguientes apartados porque se merece un lugar especial para hablar de ellas.

Integración con el calendario

La opción de calendario es una de las más interesantes que aporta TickTick para tener centralizados tanto los eventos de nuestros calendarios como las tareas asignadas con una fecha de vencimiento.

En la versión gratuita, el calendario solo está disponible en la versión móvil en formato de agenda y no nos permite sincronizar otras cuentas como la de Google Calendar. En el caso de adquirir la versión premium de la que luego hablaremos más adelante en su correspondiente apartado, podréis añadir calendarios y contar con otras vistas como la semanal, mensual o diaria.

Vista de calendario desde la app móvil

Todoist también cuenta con una integración con Google Calendar para mostrar las tareas en tu calendario. No obstante, esta funcionalidad es parte del plan premium.

Tableros Kanban

Tenemos dedicados varios artículos a Kanban, por lo que si no sabéis de qué estoy hablando, echadle un vistazo antes de seguir leyendo esta sección. Como ya sabréis, este sistema Lean se basa en un tablero con columnas donde las tareas van fluyendo de izquierda a derecha.

TickTick cuenta con la posibilidad de transformar una lista de un proyecto en un tablero Kanban. En este caso son las secciones de las que os hemos hablado antes las que conforman las diferentes columnas. Esto ocasiona un pequeño problema, y es que yo las secciones las utilizaba como una especie de sublistas, pero no para marcar el estado de las tareas como se hace en Kanban.

Tablero Kanban

De todas formas, aunque esta vista de proyecto es una de las más interesantes que tiene esta aplicación, tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, no se puede limitar el WIP en cada columna, necesario si trabajas en grandes proyectos con varios compañeros y una gran cantidad de tareas.

Hábitos

Tanto en la AppStore como en el Google Play, hay centenares de aplicaciones para lograr asimilar hábitos. En el libro de Kahneman, Pensar rápido, pensar despacio, se describe a la mente como un tira y afloja entre un elefante y un domador. Si somos capaces de hacer que el elefante haga lo que nosotros queramos, podremos dejar relajado al jinete para que se dedique a otros asuntos.

Una de las formas con las que podemos domar al elefante es a través de los hábitos. Gracias a ellos, conseguimos realizar acciones rutinarias que pueden ser beneficiosas sin necesidad de pensarlas, las tenemos que hacer porque toca y punto.

En TickTick podemos gestionar esos hábitos para que podamos adoptarlos lo antes posible. Por esta misma razón, el sistema que propone es el famoso sistema de los 30 días. Este sistema dice que si logras realizar una actividad durante esos 30 días, la tendrás tan interiorizada que ya no será necesario recordártela.

Pantalla de hábitos

Como podemos ver, la vista es bastante atractiva. En el panel principal tenemos una lista con todos los hábitos que estamos interiorizando en este momento. En la misma fila, podemos marcar como completado el hábito si lo hemos cumplido en los últimos días. En la vista lateral derecha, un calendario y una barra de progreso nos indican los días que hemos cumplido y qué lejos estamos de nuestro objetivo.

Una vez terminados un hábito, tras 31 días, se archiva para que podamos verlo más tarde, pero ya no será necesario que sigamos indicando que todavía realizamos dichas actividades.

Pomodoro

La técnica del reloj Pomodoro es utilizada tanto por estudiantes como por profesionales para gestionar el tiempo que pasa estudiando o trabajando. Es bastante sencilla de entender: se intercalan intervalos fijos de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cada 4 descansos, este triplica su duración a 15 minutos. La idea de esta técnica es permitir intercalar trabajo y descansos de una forma coherente.

TickTick cuenta con un reloj Pomodoro que podemos encontrar en varios sitios. El primero, debemos activarlo en los ajustes, y nos servirá para iniciar uno de estos relojes dentro de una tarea para contabilizar el tiempo que pasamos con ella.

Reloj pomodoro en la aplicación móvil

Si no queremos iniciar un Pomodoro relacionado con una tarea que tenemos asignada, sino que preferimos hacerlo de forma libre, tenemos dos formas de activarlo. En la versión móvil, se encuentra dentro del propio menú de hamburguesa, aunque también lo podéis situar en la barra inferior de la app desde los ajustes. La otra forma de iniciarlo es desde la aplicación de escritorio, yo utilizo macOS, y se hace desde el icono de la aplicación en la barra superior.

Características premium

Por último, vamos a acabar con un listado de las características premium que tienen ambas aplicaciones para que podáis seguir comparando:

Premium de Todoist (36€/año)

  • Recordatorios de las tareas. Recuerdo que esta funcionalidad la ofrece TickTick de forma gratuita.
  • Etiquetas. Esta funcionalidad también la tiene su competidora.
  • Filtros. Son como una especie de listas automáticas que obtienen vistas de las tareas en función de la fecha de vencimiento, prioridad, etc.
  • Temas. Diferentes temas e iconos para la aplicación móvil para darle un diseño diferente.
  • Añadir tareas por correo electrónico. Reenvía o redacta correos electrónicos a Todoist para añadirlas directamente a tu proyecto.
  • Comentarios. Añade comentarios a una tarea. Su competidora lo hace de forma gratuita.
  • Feeds de calendario. Sincroniza la aplicación con Google Calendar para poder visualizar las tareas en el calendario

Premium de TickTick (24€/año)

  • Acceso completo al calendario. Permite acceder al calendario sincronizado con los eventos de tu dispositivo.
  • Listas inteligentes. Funcionan de una forma similar a los filtros en Todoist.
  • Añadir las duraciones a las tareas. Indica en el momento de crear una tarea el tiempo aproximado que te llevará ejecutarla.
  • Añade más de 200 listas. Se elimina la restricción a 9 listas que tiene la versión gratuita.

Conclusión

Como he comentado en la introducción de este artículo, llevo varios años usando Todoist como mi gestor de tareas principal. Conocí TickTick hace ya varios meses, pero todavía no estaba tan maduro como lo está ahora. La aplicación cuenta con todas las funciones que tiene Todoist de forma totalmente gratuita, pero tendremos que limitarnos a las 9 listas que nos ofrece en su plan más básico.

Sinceramente, pienso que ambas empresas llevan estrategias totalmente diferentes. Mientras Todoist te permite usar funciones limitadas en una gran cantidad de proyectos, TickTick te limita los proyectos con funciones casi ilimitadas. De esta forma, dependiendo si preferís la cantidad de listas o las funcionalidades que ofrece, os acabareis decantando por una o por otra.

No obstante, bajo mi sincera opinión, me sigue pareciendo mucho más incesante la opción de TickTick, aunque tenga que terminar pagando la versión premium para poder usar más listas.

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