Qué es el Time Blocking o cómo organizar mejor tu día

Juan Otálora
Juan Otálora
Scrum Master y estudiante de Ingeniería Informática en la UM
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🕐 3 min

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Calendario maya

Estoy seguro que si os pregunto por un calendario diferente al gregoriano, el que actualmente utilizamos en la mayor parte del mundo, seguro que muchos me diríais el calendario maya. Ellos llevaban varias cuentas que utilizaban para diferentes propósitos, pero quizás, una de sus principales peculiaridades, es que era un calendario con fecha de fin: el solsticio de invierno del año 2012, o lo que es lo mismo, el 21 de diciembre de 2012. Como podemos ver, y por suerte, los mayas no eran muy buenos especulando con las fechas del gran cataclismo.

Este artículo no va sobre el calendario maya, pero si os interesa el tema de la evolución de los calendarios hasta el día de hoy, os voy a dejar un episodio de uno de mis podcast favoritos: Kaizen, presentado por Jaime Rodriguez De Santiago:

Los mayas ya sabían organizarse con calendarios, ¿cómo que tú no?

La mayoría de nosotros solo solemos apuntar en el calendario aquellos eventos que tenemos pendientes como reuniones, citas, cenas con amigos o incluso cumpleaños. Todo esto está bien apuntarlo, sobre todo si eres como yo, que se te olvida todo a las pocas horas, pero se le puede sacar mucho más proyecto a un calendario.

La técnica de la que voy a hablar hoy se llama time blocking, y a decir verdad, no es una metodología que siga siempre, si no solamente cuando se me empiezan a acumular diferentes proyectos que tengo que llevas a cabo en paralelo.

Conceptos básicos del Time Blocking

Lo primero que tendrás que hacer es ir a tu calendario de confianza (yo uso Apple Calendar como ya expliqué en este otro artículo donde hablo de mis aplicaciones para productividad) y crearemos un calendario por cada proyecto que estemos llevando a cabo. También, es importante que añadáis un calendario «Personal», y ahora os explicaré por qué. En el momento en el que hago este video, tengo 4 calendarios:

  • Universidad
  • Personal
  • Profesional
  • Wateralo

Como veis, es importante darle a cada uno de los calendarios un color distinto para que los eventos sean fácilmente reconocibles en el calendario. Los dos últimos calendarios están más relacionados con trabajo, pero el primero engloba las tareas que no tienen que ver con Wateralo, un e-commerce que ya expliqué como lo construimos desde cero. Es decir, aquí van, por ejemplo, algunas trabajos que hago como freelancer, tareas relacionadas con mis webs o simplemente el tiempo que le dedico a mi página personal.

La idea del time bloking es que reservéis bloques de un mismo color (de un mismo tema) para que no os distraigáis alternando entre tareas que no tienen nada que ver. Por ejemplo, si decido que las primeras horas de todas las mañanas las voy a dedicar a contestar correos y ponerme al día, creo un bloque de tiempo destinado a eso y así sucesivamente. Un ejemplo que os será mucho más práctico:

Ejemplo básico de time blocking

Como podéis observar, intento dedicar siempre las mismas horas de una misma semana al mismo bloque de tiempo, con el objetivo de crear una especie de hábito o rutina que me permita ser mucho más eficiente.

No olvidéis de poner el tiempo que os dedicáis a vosotros, los momentos de las comidas o si como yo, dedicáis tiempo a la formación o a organizar la siguiente semana.

No todo acaba siendo tan perfecto

El ejemplo que os he enseñado antes es un ejemplo de lo que sería time blocking para un maniático de esta técnica. Para el resto de mortales, la realidad es bastante distinta, lo que a mi parecer no hace que estemos ejecutando mal la metodología. El ejemplo anterior lo he creado como ejercicio teórico, pero ahora os voy a mostrar como realmente acaba terminando mi calendario tras una semana normal y corriente:

Ejemplo real de calendario usando time blocking

Como veis, se sigue manteniendo la idea de los bloques, aunque esta vez de una forma algo más abstracta. Esta claro que el time blocking no puede ser tan rígido como he mostrado en la otra ilustración, si no que tiene que adaptarse también a eventos y citas que no podemos mover de sitio.

Por ejemplo, como veis el miércoles tuve que hacer mi sesión de ejercicio a mitad de tarde, pero era el único hueco que me quedaba porque la evaluación de las 19:00 no la podía mover de hora.

También he de decir que esa fue una de mis semanas más caóticas de los últimos meses, lo que también influye a priorizar otros aspectos antes que a seguir el time blocking de manera ortodoxa.

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